Dans un communiqué en date du 28/07/2023 le Ministère de L'économie annonçait déjà le report de la mise en place de la facture électronique prévue initialement pour Juillet 2024 pour les grandes entreprises et 2026 pour les autres.
Désormais l'obligation d'émettre et de recevoir des factures electroniques au format factur-X ou UBL ou CII est établi à Septembre 2026 pour les grandes entreprises et Septembre 2027 pour toute entreprise soumise à la TVA.
Toutes les entreprises quel que soit leur taille devront recevoir et archiver électroniquement leur facture fournisseur dés Septembre 2026.
Afin de lutter contre la fraude à la TVA, l'ensemble des factures "BtoB" ( entreprise vers entreprise) émises en France devront être transmises d'abord à la DGFIP.
► sous forme humainement lisible (texte, pdf, etc).
► sous forme électroniquement exploitable par les serveurs sous un format dit XML, dit structuré: les données sont présentées sous une forme pré-établie, mais difficilement lisible pour le commun des mortels, d'où la forme humainement lisible.
Attention: d'ici 2026 toutes les modalités et informations disponibles aujourd'hui sont susceptibles d'évoluer!
Factur-X pour la France, Xrechnung au format ZUGFeRD pour l'Allemagne sont des factures PDF, norme PDF/A-3 , qui contiennent dans le fichier PDF un fichier joint xml structuré selon la norme Européenne EN-16931.
Ce format a été développé communément par Le FNFE-MPE ( France) et le FeRD ( Allemagne).
Ce format PDF-Xml répond aux deux impératifs précités: Un format lisible le PDF qui inclut un format structuré pour un traitement automatisé.
PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire, Entreprise Privée Certifiée par le gourvernement qui se charge de transformer pour vous vos factures de type image, texte, tableur ou pdf en format xml structuré et de les transmettre au gouvernement, puis à votre client.
La PDP se charge aussi de récupérer les factures fournisseurs et de vous les mettre à disposition.
PPF : Plateforme Public de la facturation, portail ChorusPro, portail gratuit du gouvernement où les entreprises pourront déposer leurs factures, si celles-ci sont déjà sous la forme xml structurée.
Tout assujetti à la TVA faisant partie de la catégorie 1, ( Entreprise de + de 2 milliards d'euros de CA), aura l'obligation d'émettre ses factures clients "Entreprise" sous forme électronique structurée, PDF + xml.
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront recevoir leurs factures fournisseurs sous forme électronique structurée, PDF + xml. et les archiver électroniquement.
Toute entreprise pourra choisir une ou plusieurs PDP ou le PPF en fonction évidement de ces clients ou fournisseurs .
Par conséquent l'émetteur de la facture est votre fournisseur et vous devenez le client facturé.
La certification des logiciels de facturation ou de caisse est obligatoire en France.
Toute entreprise qui utilise un logiciel ou une solution Cloud pour enregistrer les réglements de ces clients particuliers doit utiliser un logiciel Certifié, qu'il soit installé localement (on premise= dans ses bureaux) ou sur le cloud.
La certification consiste à garantir
Si votre entreprise travaille uniquement avec d'autres entreprises ( BtoB Business to business), le système de facturation entre entreprise suffit.
Si vous travaillez à la fois avec des particuliers et des Entreprises, si vous utilisez un logiciel pour enregistrer les réglements de vos clients particulier et Entreprise, celui ci doit être certifié.
Les éditeurs de logiciel, ceux qui détiennent le code source, peuvent auto-certifié leur logiciel s'ils peuvent garantir que leur logiciel répond aux 3 aspects précédents en délivrant une Attestation Individuelle à leur client.
Vous devez signer et conserver l'Attestation Individuelle.
Les prestataires, qui ne sont pas éditeurs ou ne détiennent pas le code source de leur solution, doivent faire certifier leur solution par un organisme de certification et vous delivrer un certificat.
Toute modification de la partie Facturation de la solution donne lieu à une nouvelle certification.
Si vous utilisez une solution Cloud, vous devez notifier à l'administration fiscale votre fournisseur et où se trouvent stockées vos factures en vue d'un éventuel contrôle par l'administration.
Dans les Deux cas, Attestation ou Certificat, vous devez conserver ces documents en vue d'une présentation lors d'un contrôle.
Notre logiciel 1996soft travaille à la fois avec des particuliers et des entreprises et est donc concerné par la certification.
Lors de votre achat nous délivrons une attestation individuelle que vous devrez remplir et conserver précieusement.
Pour cela vous avez la table Documents qui vous permet d'archiver tout document dans un dossier "d'Archive" que vous choisissez à partir de l'application.
Vous pouvez choisir un dossier, un disque dur externe ou une clé USB où les factures seront automatiquement enregistrées.
Chaque facture, une fois validée, est conservée sous sa forme PDF et xml dans le dossier de facture ( Archive) que vous avez préalablement choisi dans un sous dossier qui porte le numéro de facture.
Un système de sauvegarde automatique à configurer permet de sauvegarder jusqu'à 7 jours de sauvegarde de données.
Vous devrez sécuriser ce dossier de factures par tout moyen pour une durée de 6 ans.
Même principe que pour les factures papier mais sous forme électronique. Un gain de place conséquent!
Une facture validée ne peut être modifiée que si vous ne l'avez pas transmise!
C'est de votre responsabilité de savoir s'il tient lieu de faire un avoir sur une donnée erronée ou si l'erreur n'a pas de conséquence sur les montants de la facture.
Toute facture non validée comporte la mention "draft" comme numéro de facture et la mention "draft" est inscrite sur le corps de facture.
Le bouton d'impression permet d'imprimer uniquement une COPIE de la facture originale.
La facture validée ne peut être imprimée par le bouton d'impression du format principal.
Il faut pouvoir accéder à son dossier d'archivage pour l'imprimer de nouveau.
Le numéro de facture n'est pas modifiable et est attribué uniquement si la facture est validée.
La date de facture n'est pas modifiable et correspond automatiqement à la date du jour.
Les dates de validation et de transmission ne sont pas modifiables et correspondent automatiquement à la date de validation.
Si l'envoi de la facture ne passe pas par le système email de l'application, Il ne nous est pas possible de savoir si vous avez transmis ou non la facture et à quelle date
Toute modification d'une facture validée entraîne l'écriture des données modifiées dans un champ texte non modifiable par l'utilisateur.
L'original est conservé ainsi que la nouvelle facture dans le même dossier de facture.
Les boutons d'édition TEST Factur-X, X-Rechnung, FatturaPA et FacturaE et Preview PDF renvoit automatiquement dans le corps du fichier xml le PDF joint si nécessaire, ou sur le PDF/A3 dans le cadre de Factur-X ou X-Rechnung, la mention PDF TEST XML et rendent par conséquent ces fichiers inexploitables.
Lors du renvoi d'une demande de réglement, seul une copie PDF de la facture PDF est envoyée dans sa forme simple (sans xml) avec la mention COPIE
Si l'envoi de la facture passe par le système email de l'application, un fichier log est généré automatiquement si l'email est accepté par le serveur d'envoi de l'utilisateur, et par conséquent sera transmis au client.
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Edited 2023-07-07| Modified 2023-12-06
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