Loi anti-fraude et personnalisation des champs de la facture
B TO B: Attention aux amendes si vous facturez AUSSI des particuliers!
Faire votre choix parmi tous les logiciels de facturation clients ? Prenez en compte les informations suivantes
Si le code NAF de votre société n'est pas "Editions de logiciels", à part le coté esthétique de la facture ( logos, et informations légales sur votre société),
Vous ne pouvez pas modifier les champs d'une facture sous peine d'une amende de 7500 euros!
Les solutions SAAS et les logiciels de facturation client qui vous le proposent vous envoient directement à l'amende!
Par conséquent fini les factures sur Word ou Excel ou tout autre traitement de texte qui pourrait permettre à l'utilisateur de modifier les champs du formulaire!
Tout savoir sur les logiciels de caisse
Si vous détenez le code source mais si votre code NAF n'est pas "Editions de logiciel", vous devez faire certifier la partie facturation client de votre solution par un organisme agréé, à chaque fois que vous modifier la partie facturation client: ajout de champs ou modification des champs de la facture.
Vous devez absolument obtenir et détenir un certificat de votre éditeur de solution signé ou d'un organisme agréé. Ce certificat doit être contresigné par vous même et vous devez être en mesure de le présenter à l'administration à tout moment
Intervention à tout moment des agents de l'administration
En application de l'article L. 80 O du LPF, les agents de l'administration fiscale peuvent intervenir, depuis le 1er janvier 2018, de manière inopinée ou non dans les locaux professionnels d'une personne assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l'attestation ou du certificat prévu au 3° bis du I de l'article 286 du CGI pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse qu'elle détient.
Sous peine d'une amende de 7 500 € ! si le certificat n'est pas présenté Article 1770 duodecies
D'autre part votre modèle de facture doit être unique pour tous les types de factures: Factures, Avoirs, Accomptes, Auto-facturation.
Le net à payer est toujours le montant total TTC, TVA ou pas, de la facture moins les eventuels accompte TTC.
Le net à payer ne change jamais, même si le client à payer la facture.
Dans ce cas, vous devez indiqué en commentaire que la facture est payée.
Tout ce que vous ne devez pas faire!
Article 242 nonies A du code général des impots
"8° Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;"
9° Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;
10° La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du code précité, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ;
11° Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;
Vous ne pouvez pas mentionné "offert" pour un prix à 0 mais indiqué une remise de 100% et un prix remisé à 0
Vous ne pouvez pas masquer le champ % remise
Vous devez indiquez le prix catalogue ET le prix remisé dans votre facture et cela pour chaque ligne
Attention vos prix doivent être cohérents d'un client à un autre
Votre facture PDF ne peut plus être modifiée et il n'y a qu'un original
Si vous choisissez de faire signer vos factures par un certificat électronique, La signature électronique de votre client doit être conservée dans un fichier A PART
Vous ne pouvez pas masquer le champ quantité ou le champ % de TVA
Vous devez indiqué pour chaque % différent de remise appliqué un tableau récapitulatif des totaux des remises (HT, TVA,TTC)
Vous devez indiqué pour chaque % différent de TVA appliqué, un tableau récapitulatif des totaux des TVA
Notre modèle de facture est conforme à ces obligations et s'adapte automatiquement à chaque fois que la facture contient soit et ou des remises ou des taux de TVA différents
Comment 1996soft peut vous aider à passer à la facture électronique en souplesse?
- ► Les N° Siren et Siret de vos clients et fournisseurs sont automatiquement renseignés.
- ► 1996soft intègre déjà le format obligatoire de 2026, Factur-X au format Comfort de la norme européenne EN-16931.
- ► Chaque facture est émise en format Factur-X, ( facture pdf + xml structuré embarqué), et xml seul. C'est simple et automatique.
- ► Le format que nous vous proposons vous permettra de passer par la plateforme GRATUITE (PPF).
Qu'est ce que Factur-X ? XRechnung et le format ZUGFeRD?
Factur-X pour la France, Xrechnung au format ZUGFeRD pour l'Allemagne sont des factures PDF, norme PDF/A-3 , qui contiennent dans le fichier PDF un fichier joint xml structuré selon la norme Européenne EN-16931.
Ce format a été développé communément par Le FNFE-MPE ( France) et le FeRD ( Allemagne).
Ce format PDF-Xml répond aux deux impératifs précités: Un format lisible le PDF qui inclut un format structuré pour un traitement automatisé.
Exemple Factur-X Format PDF/A-3 xml intégré
Exemple factur-X Format XML
Comment extraire le fichier xml d'une Factur-X?
Utiliser Firefox!
Rien de plus facile! Si vous utilisez votre navigateur Web pour visualiser vos PDF: Installer Firefox!
Firefox vous permet automatiquement de visualiser si le fichier PDF contient un fichier joint dans un volet sur la gauche, ce que ne propose pas Edge ou Chrome.
Sinon comment faire ce XML sans le logiciel approprié? L'Entrée en jeu des PDP pour "faciliter" la dématérialisation des entreprises
La création d'intermédiaires entre vous et votre client, les PDP.
PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire, Entreprise Privée Certifiée par le gourvernement qui se charge de transformer pour vous vos factures de type image, texte, tableur ou pdf en format xml structuré et de les transmettre au gouvernement, puis à votre client.
La PDP se charge aussi de récupérer les factures fournisseurs et de vous les mettre à disposition.
PPF : Plateforme Public de la facturation, portail ChorusPro, portail gratuit du gouvernement où les entreprises pourront déposer leurs factures, si celles-ci sont déjà sous la forme xml structurée.
Ce qui change en France dés septembre 2026?
Tout assujetti à la TVA faisant partie de la catégorie 1, ( Entreprise de + de 2 milliards d'euros de CA), aura l'obligation d'émettre ses factures clients "Entreprise" sous forme électronique structurée, PDF + xml.
Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront recevoir leurs factures fournisseurs sous forme électronique structurée, PDF + xml. et les archiver électroniquement.
Pourra t'on choisir sa plateforme PDP?
Toute entreprise pourra choisir une ou plusieurs PDP ou le PPF en fonction évidement de ses clients ou fournisseurs .
Mentions légales obligatoires de la facture en France
- ► Nom légal et adresse de votre société et de votre Client.
- ► Un numéro de facture inaltérable qui suit un ordre logique et la date d'émission de la facture.
- ► Votre N° Siren et N° de TVA intracommunautaire.
- ► Votre N° d'assurance décennale si applicable.
- ► Garantie légale si vous faites de la vente en magasin.
- ► Modalité de paiement et de recouvrement, taux d'escompte pour paiement anticipé si applicable.
- ► Date de livraison des biens ou prestations.
- ► Le nom des prestations et produits vendus avec Quantité, Remise, Taux de TVA appliqué, Total HT, Total TVA, Total TTC.
Mentions XML pour la facture électronique à partir de 2024
Evolution des mentions XML de la facture électronique à partir de 2026
Que veut dire la certification des logiciels en France?
La certification des logiciels de facturation ou de caisse est obligatoire en France.
Toute entreprise qui utilise un logiciel ou une solution Cloud pour enregistrer les réglements de ces clients particuliers doit utiliser un logiciel Certifié, qu'il soit installé localement (on premise= dans ses bureaux) ou sur le cloud.
La certification consiste à garantir
- ► L'inaliénabilité des donnnées et leur sécurisation.
- ▸ Vos factures contiennent toutes les mentions légales obligatoires.
- ▸ Vos factures une fois validées ne sont plus modifiables ou toutes les modification peuvent être tracées.
- ▸ La partie Facturation du logiciel ou la solution saas ne peut être modifiée que par l'éditeur et non par un utilisateur.
- ► La conservation et l'archivage des données pendant 6 ans sous forme électronique si la facture est reçue sous forme electronique (email, pdf) ou 10 ans si papier et reçue sous cette forme.
- ► L'accés aux données de facturation par l'administration fiscale en vue de contrôle.
Si votre entreprise travaille uniquement avec d'autres entreprises ( BtoB Business to business), le système de facturation entre entreprise suffit.
Si vous travaillez à la fois avec des particuliers et des Entreprises, si vous utilisez un logiciel pour enregistrer les réglements de vos clients particulier et Entreprise, celui ci doit être certifié.
Les éditeurs de logiciel, ceux qui détiennent le code source, peuvent auto-certifié leur logiciel s'ils peuvent garantir que leur logiciel répond aux 3 exigences précédentes en délivrant une Attestation Individuelle à leur client.
Vous devez signer et conserver l'Attestation Individuelle.
Les prestataires, qui ne sont pas éditeurs ou ne détiennent pas le code source de leur solution, doivent faire certifier leur solution par un organisme de certification et vous delivrer un certificat.
Toute modification de la partie Facturation de la solution donne lieu à une nouvelle certification.
Si vous utilisez une solution Cloud, vous devez notifier à l'administration fiscale votre fournisseur et où se trouvent stockées vos factures en vue d'un éventuel contrôle par l'administration.
Dans les Deux cas, Attestation ou Certificat, vous devez conserver ces documents en vue d'une présentation lors d'un contrôle.
Lire
TVA - Régimes d'imposition et obligations déclaratives et comptables - Obligations d'ordre comptable - Obligation d'utilisation de logiciels ou systèmes de caisse sécurisés
Attestation
Notre logiciel 1996soft travaille à la fois avec des particuliers et des entreprises et est donc concerné par la certification.
Lors de votre achat nous délivrons une attestation individuelle que vous devrez remplir et conserver précieusement.
Pour cela vous avez la table Documents qui vous permet d'archiver tout document dans un dossier "d'Archive" que vous choisissez à partir de l'application.
Vous pouvez choisir un dossier, un disque dur externe, une clé USB, ou votre cloud préféré, où les factures seront automatiquement enregistrées.
Faites des sauvegardes! Tout le temps et sur plusieurs supports parce que ca va pas rigoler en 2026!
Comment sont sécurisées les factures dans 1996soft?
Chaque facture, une fois validée, est conservée sous sa forme PDF et xml dans le dossier de facture ( Archive) que vous avez préalablement choisi dans un sous dossier qui porte le numéro de facture.
Un système de sauvegarde automatique à configurer dans l'application permet de sauvegarder jusqu'à 7 jours de sauvegarde de données.
Vous devez sécuriser ce dossier de factures par tout moyen pour une durée de 6ans.
Même principe que pour les factures papier mais sous forme électronique. Un gain de place conséquent!
Une facture validée ne peut être modifiée que si vous ne l'avez pas transmise!
C'est de votre responsabilité de savoir s'il tient lieu de faire un avoir sur une donnée erronée ou si l'erreur n'a pas de conséquence sur les montants de la facture.
Toute facture non validée comporte la mention "draft" comme numéro de facture et la mention "draft" est inscrite sur le corps de facture.
Le bouton d'impression permet d'imprimer uniquement une COPIE de la facture originale.
La facture validée ne peut être imprimée par le bouton d'impression du format principal.
Il faut pouvoir accéder à son dossier d'archivage pour l'imprimer de nouveau.
Le numéro de facture n'est pas modifiable et est attribué uniquement si la facture est validée.
La date de facture n'est pas modifiable et correspond automatiqement à la date du jour.
Les dates de validation et de transmission ne sont pas modifiables et correspondent automatiquement à la date de validation si un email est envoyé
Si la facture est imprimée, soit pdf, soit imprimante on propose de renseigner le champs date de transmission
Si la facture est envoyée par email mais il y a une perte de connexion internet, la facture est validée mais non transmise et on pourra la retrouver dans le menu "Factures non transmises"
Si l'envoi de la facture ne passe pas par le système email de l'application, Il ne nous est pas possible de savoir si vous avez transmis ou non la facture et à quelle date
Toute modification d'une facture validée entraîne l'écriture des données modifiées dans un champ texte non modifiable par l'utilisateur.
L'original est conservé ainsi que la nouvelle facture dans le même dossier de facture.
Les boutons d'édition TEST Factur-X, X-Rechnung, FatturaPA et FacturaE et Preview PDF renvoit automatiquement dans le corps du fichier xml le PDF joint si nécessaire, ou sur le PDF/A3 dans le cadre de Factur-X ou X-Rechnung, la mention PDF TEST XML et rendent par conséquent ces fichiers inexploitables.
Lors du renvoi d'une demande de réglement, seul une copie PDF de la facture PDF est envoyée dans sa forme simple (sans xml) avec la mention COPIE
Si l'envoi de la facture passe par le système email de l'application, un fichier log est généré automatiquement si l'email est accepté par le serveur d'envoi de l'utilisateur, et par conséquent sera transmis au client.
En savoir plus? essayez gratuitement 1996soft et téléchargez notre version d'essai.
Edited 2023-07-07| Modified 2024-20-05
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